“… ein Angebot, das eigentlich schon vor einer Stunde versendet werden sollte …“
Kurz vor 18 Uhr brennt in der Buchhaltung noch ein einzelnes Licht. Eine Mitarbeiterin sitzt vor einem Angebot, das eigentlich schon vor einer Stunde versendet werden sollte, und tippt am dritten Anlauf für den einleitenden Satz. Ein kleines Fenster am Bildschirmrand schlägt ihr einen Entwurf vor, sie liest kurz darüber, ändert zwei Sätze und schickt die Mail ab. Zehn Minuten später sitzt sie schon im Auto, statt wie sonst noch eine Viertelstunde am Schreibtisch festzusitzen.
Solche Szenen passieren gerade in unzähligen Unternehmen, meist ohne dass die Geschäftsführung etwas davon mitbekommt. 23 Prozent der Fachkräfte in Deutschland greifen täglich auf KI-Anwendungen zurück, die ihre Geschäftsführung nie freigegeben hat, weitere 29 Prozent tun es mindestens wöchentlich.¹ Wahrscheinlich sitzen auch in deinem Team Mitarbeiter, die längst mit einem KI-Tool wie Claude oder ChatGPT arbeiten, einfach weil es ihnen im Alltag Zeit spart. Das eigentliche Problem dabei ist nicht die künstliche Intelligenz selbst. Viele Unternehmen haben heute keinen vollständigen Überblick darüber, welche KI-Tools Mitarbeitende im Alltag nutzen und wie Unternehmensdaten dabei verarbeitet werden.
Genau hier setzt KI in Microsoft 365 an. Sie holt die KI-Nutzung aus dem Verborgenen und in eine Umgebung, die dein Team ohnehin täglich benutzt, also Word, Excel, Outlook und Teams. In diesem Beitrag erfährst du, was sie heute wirklich leistet, wie viel Zeit sich damit realistisch sparen lässt, wie es um Kosten und Datenschutz steht und wie du die Einführung in deinem Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet angehst.
Warum sich gerade jetzt so viele Unternehmen mit KI in Microsoft 365 beschäftigen
Von der Ausnahme zum Standard
Vor einem Jahr setzten erst 17 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten künstliche Intelligenz produktiv ein, 40 Prozent diskutierten noch darüber. Heute nutzen bereits 41 Prozent KI aktiv, und zusammen mit den Unternehmen, die den Einsatz planen oder gerade diskutieren, beschäftigen sich 89 Prozent aktiv mit dem Thema.² Von einer Randerscheinung ist da keine Rede mehr. 77 Prozent der Unternehmen, die KI bereits nutzen, berichten von einer verbesserten Wettbewerbsposition, und 66 Prozent wollen ihren Einsatz in den kommenden Monaten ausweiten.² Für einen großen Teil dieser Unternehmen ist KI in Microsoft 365 der naheliegendste Einstieg, weil dort ohnehin schon die tägliche Arbeit stattfindet.
Für dich als Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebs bedeutet das vor allem eines. Der Zug fährt bereits, mit oder ohne offizielle Freigabe durch dich und dein Unternehmen.
Der Punkt, an dem viele Geschäftsführer zögern
Trotz dieser Zahlen zögern gerade kleine und mittlere Unternehmen oft noch beim Thema KI in Microsoft 365. Die Sorge um Kosten, um Datenschutz und um den Aufwand für die Einführung hält viele davon ab, das Thema überhaupt anzugehen. Dazu kommt eine ganz praktische Hürde, denn 54 Prozent der Menschen in Deutschland fühlen sich beim Thema generative KI schlecht informiert.³ Wer nicht weiß, was ein Werkzeug wirklich kann, kauft es auch nicht ein. Genau diese Wissenslücke soll dieser Beitrag schließen. Auch bei unseren Kunden im Rhein-Main-Gebiet ist das eine der häufigsten Fragen in praktisch jedem Beratungsgespräch.
Hallo Copilot! – Was KI in Microsoft 365 eigentlich ist
So fügt sich Copilot in deine gewohnten Programme ein
KI in Microsoft 365 heißt im Kern Microsoft 365 Copilot, und der ist kein separates Programm, das dein Team zusätzlich lernen muss. Er ist eine KI-Funktion direkt in Word, Excel, Outlook und Teams, den Werkzeugen, mit denen deine Mitarbeiter ohnehin schon arbeiten. Statt eine neue Oberfläche zu bedienen, öffnet dein Team einfach ein Seitenfenster in der gewohnten Anwendung und formuliert dort eine Aufgabe in normaler Sprache.
Technisch greift Copilot dabei über den sogenannten Microsoft Graph auf die Dokumente, Mails und Chats zu, für die der jeweilige Mitarbeiter ohnehin schon Zugriffsrechte besitzt.⁴ Kein Kollege sieht durch KI in Microsoft 365 also mehr Firmendaten, als er auch ohne KI einsehen dürfte.
Wo Copilot heute schon zuverlässig hilft, und wo noch nicht
Eine Untersuchung der Fraunhofer-Gesellschaft zeigt, wo sich der Einsatz von KI in Microsoft 365 im Arbeitsalltag bereits bewährt.⁵ In Teams fasst Copilot Besprechungen automatisch zusammen und erstellt daraus ein brauchbares Protokoll. In Outlook hilft er zuverlässig beim Formulieren längerer E-Mails, auch in einer Fremdsprache. In Word unterstützt er bei der Erstellung und Analyse von Dokumenten, und in Excel liefert er bei einfachen Datenabfragen und Visualisierungen brauchbare Ergebnisse.
Genauso ehrlich benennt die Studie die Grenzen von KI in Microsoft 365. Beim Formatieren von PowerPoint-Folien bleibt weiterhin viel Handarbeit nötig, komplexe Excel-Analysen stoßen schnell an ihre Grenzen, und die Suchfunktion in Outlook liefert nicht immer verlässliche Treffer. Wer sie einführt, sollte diese Grenzen von Anfang an kennen, statt enttäuscht zu werden. Realistische Erwartungen sparen später viel Ärger.
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Wie viel Zeit deine Mitarbeiter durch KI in Microsoft 365 wirklich sparen
Konkrete Beispiele aus dem Arbeitsalltag
Zahlen aus der Praxis sind bei einem noch jungen Thema wie KI in Microsoft 365 selten pauschal, aber einzelne Beispiele zeigen das Potenzial deutlich. Für ein rund achtseitiges Angebot brauchte Copilot in einem dokumentierten Testfall etwa 90 Sekunden, um einen brauchbaren ersten Entwurf zu liefern.⁵ Bei Besprechungsprotokollen entfällt die manuelle Nacharbeit fast vollständig, weil Copilot die Zusammenfassung direkt aus der Teams-Aufzeichnung erstellt.
Wie sich das im Arbeitsalltag anfühlt, zeigt ein kurzer Vorher-Nachher-Vergleich.
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Protokolle manuell | Automatisch erstellt und ausgewertet |
| Angebotsentwurf in 20 Minuten | Erstentwurf in 2 Minuten |
| Nacharbeit von Meetings | Zusammenfassung mit To-dos in 5 Minuten vorhanden |
Auf Unternehmensebene bestätigt eine Microsoft-Befragung diesen Trend. Von den befragten Büroangestellten in Deutschland berichten 23,8 Prozent von einer gestiegenen Produktivität durch KI, und 24,5 Prozent stellen ein spürbar besseres Zeitmanagement fest.⁶ Rechnest du diese Effekte auf eine ganze Abteilung hoch, kommt über eine Arbeitswoche durch KI in Microsoft 365 einiges an Zeit zusammen, gerade bei Aufgaben, die sich jeden Tag wiederholen.
Ein einfaches Rechenbeispiel macht das greifbar.
10 Mitarbeiter × 15 Minuten Zeitersparnis pro Tag = 50 Stunden pro Monat
Das entspricht mehr als einer ganzen Arbeitswoche, die dein Team Monat für Monat zurückgewinnt und in Kunden statt in Fleißarbeit stecken kann.
Wo sich die Investition am schnellsten auszahlt
Am meisten profitieren laut der Fraunhofer-Studie Mitarbeiter mit vielen Besprechungen und Assistenzrollen, also Personen, die einen großen Teil ihres Tages mit Protokollieren, Zusammenfassen und Formulieren verbringen.⁵ Nicht jeder Arbeitsplatz braucht sie gleichermaßen. Wer die Lizenzen gezielt dort einsetzt, wo täglich Text- und Besprechungsarbeit anfällt, holt aus der Investition deutlich mehr heraus als bei einer wahllosen Verteilung auf das ganze Team. Schon eine kleine Gruppe mit dem richtigen Aufgabenprofil kann zeigen, wie viel Arbeitszeit KI in Microsoft 365 im eigenen Betrieb tatsächlich einsparen kann.
Was die Einführung von KI in Microsoft 365 kostet
Was die Nutzung kostet
Microsoft 365 Copilot wird als Zusatzlizenz pro Nutzer und Monat abgerechnet und setzt immer auf ein bestehendes, berechtigendes Microsoft-365-Paket auf. Einzeln ohne ein passendes Basispaket lässt sich KI in Microsoft 365 also nicht buchen. Microsoft passt die genauen Preise und Aktionszeiträume immer wieder an, deshalb lohnt sich vor einer Entscheidung ein Blick auf die tagesaktuelle Preisübersicht von Microsoft.⁷
Für ein kleines Team bleibt die zusätzliche Investition überschaubar im Vergleich zu einer neuen Serverlösung oder einer klassischen Softwareanschaffung. Ob sich KI in Microsoft 365 für dein Unternehmen lohnt, hängt am Ende weniger am reinen Preis als daran, wie viele deiner Mitarbeiter tatsächlich regelmäßig mit Text, Mails und Besprechungen arbeiten.
Lieber erst im Kleinen testen
Die Fraunhofer-Studie warnt ausdrücklich davor, KI in Microsoft 365 als Garant für automatische Effizienzsteigerungen zu betrachten.⁵ Der Nutzen ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt stark vom Einzelfall ab. Deshalb empfiehlt sich eine kleine Pilotgruppe, bevor du gleich das ganze Unternehmen ausstattest. So siehst du innerhalb weniger Wochen, welche Abteilungen davon wirklich profitieren, bevor größere Summen gebunden sind. Auch bei Handwerksbetrieben und IT-Dienstleistern im Rhein-Main-Gebiet hat sich dieses vorsichtige Vorgehen bewährt.
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Datenschutz und DSGVO bei KI in Microsoft 365
Was mit euren Daten wirklich passiert
Die häufigste Sorge von Geschäftsführern beim Thema KI in Microsoft 365 betrifft den Datenschutz, und diese Sorge ist berechtigt. Laut der offiziellen Microsoft-Dokumentation werden Eingaben und Antworten aus Copilot grundsätzlich nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet.⁴ Deine Firmendaten fließen also nicht in ein Modell ein, von dem am Ende auch fremde Unternehmen profitieren.
Für Kunden in der EU erfolgt die Datenverarbeitung bei vielen Microsoft-365-Diensten innerhalb der sogenannten EU Data Boundary, der europäischen Datengrenze. Je nach Dienst und Szenario können weiterhin Ausnahmen gelten.⁴ Eine solche Ausnahme bilden aktuell einzelne Modelle von Unteranbietern wie Anthropic, die von dieser Regelung noch ausgenommen sind, ein Punkt, den du bei sensiblen Anwendungsfällen im Blick behalten solltest.⁴
Berechtigungen bleiben, wie sie sind
Ein oft unterschätzter Vorteil von KI in Microsoft 365 ist, dass sie keine neuen Zugriffsrechte schafft. Ein Mitarbeiter sieht über Copilot ausschließlich Dokumente und Informationen, für die er ohnehin schon eine Berechtigung besitzt.⁴ Wer also schon heute seine Zugriffsrechte nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe pflegt, hat beim Thema KI und Datenschutz bereits die halbe Arbeit erledigt. Wer diese Rechte dagegen nie aufgeräumt hat, sollte das vorher nachholen, denn Copilot macht bestehende Unordnung nur sichtbarer. Aufräumen lohnt sich also auch ganz unabhängig von KI.
Du weißt nicht, ob deine Berechtigungen und Datenschutzeinstellungen für KI in Microsoft 365 bereit sind? riomar prüft das für dich und bringt deine Microsoft-Umgebung auf einen sicheren Stand.
So gelingt die Einführung von KI in Microsoft 365 in deinem Unternehmen
In wenigen Schritten zu einem sinnvollen Rollout
Der Weg zu einer durchdachten Einführung von KI in Microsoft 365 muss dich nicht überfordern.
So gehst du vor. Zuerst verschaffst du dir einen Überblick, welche Teams am meisten mit Text, Mails und Besprechungen arbeiten. Danach prüfst du die technischen Voraussetzungen, also die vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen und die aktuellen Berechtigungen. Im dritten Schritt startest du eine kleine Pilotgruppe mit Copilot-Lizenzen und sammelst über vier bis sechs Wochen echtes Feedback. Anschließend wertest du gemeinsam mit den Beteiligten aus, wo die Zeitersparnis durch KI in Microsoft 365 wirklich spürbar war. Erst danach entscheidest du, für welche weiteren Abteilungen sich die Lizenzen lohnen.
Diese schrittweise Vorgehensweise verhindert, dass du am Ende für viele ungenutzte Lizenzen bezahlst, die niemand im Team wirklich braucht.
Schulung entscheidet über Erfolg oder Frust
Ein Werkzeug allein verändert noch keinen Arbeitsalltag. Deine Mitarbeiter müssen lernen, wie sie KI in Microsoft 365 sinnvoll ansprechen und wann sie den Ergebnissen vertrauen können und wann nicht. Kurze, praxisnahe Schulungen direkt am eigenen Arbeitsplatz bringen hier mehr als jedes allgemeine Erklärvideo. Plane diese Zeit von Anfang an mit ein, sonst verpufft ein großer Teil des möglichen Nutzens im Alltagsgeschäft.
riomar als Partner für Microsoft Copilot
Begleitung von der Bestandsaufnahme bis hin zum laufenden Betrieb
Die wenigsten Geschäftsführer haben nebenbei die Zeit, sich durch Lizenzmodelle, Berechtigungskonzepte und Pilotprojekte zu arbeiten. Genau hier unterstützen wir bei riomar. Als IT-Systemhaus aus Wiesbaden begleiten wir Unternehmen in der Region Rhein-Main, von Wiesbaden über Mainz bis Frankfurt und Rüsselsheim, bei der Einführung von KI in Microsoft 365, von der ersten Bestandsaufnahme bis zur laufenden Betreuung.
Wir prüfen mit dir, welche Lizenzen sich für dein Team wirklich lohnen, bringen deine Berechtigungen auf einen sauberen Stand und begleiten die Pilotphase mit praktischen Schulungen für dein Team.
Managed-KI-Services für den laufenden Betrieb
Über unsere Managed-KI-Services übernehmen wir auf Wunsch auch die laufende Betreuung, damit KI in Microsoft 365 dauerhaft sicher und sinnvoll genutzt wird, statt nach der Einführung wieder in Vergessenheit zu geraten. Dazu gehören regelmäßige Kontrollen der Berechtigungen, die Anpassung der Lizenzen an ein wachsendes Team und ein fester Ansprechpartner, der Fragen aus dem Alltag schnell beantwortet, ohne dass du dafür lange in der Warteschleife hängst.
Dein nächster Schritt mit riomar
So findest du heraus, wo KI in Microsoft 365 bei dir ansetzt
Microsoft Copilot einzuführen erfordert eine gute Vorbereitung. Ein einzelner Klick reicht dafür nicht aus. Für Unternehmen in Wiesbaden, Frankfurt, Mainz und Rüsselsheim lassen sich Zeitersparnis, Datenschutz und ein überschaubares Budget in einem einzigen, gut geplanten Vorgehen zusammenbringen. Du musst dafür kein KI-Experte werden, du brauchst nur den richtigen Partner an deiner Seite.
Ein persönliches Gespräch mit den Fachleuten bei riomar ist der beste erste Schritt, um zu sehen, wo dein Team heute steht und welche Aufgaben sich für KI in Microsoft 365 wirklich eignen. Ganz ohne Druck und ohne Fachchinesisch schauen wir uns gemeinsam an, wie viel Zeit sich in deinem Unternehmen tatsächlich zurückgewinnen lässt.
riomar zeigt dir in einem persönlichen Gespräch, wie viel Arbeitszeit KI in Microsoft 365 deinem Team jede Woche zurückgeben kann. Sichere dir jetzt dein kostenloses Erstgespräch.
Welche Copilot brauchst du wirklich? Ein Ausblick auf unseren nächsten Beitrag!
Copilot ist nicht gleich Copilot, denn Microsoft bietet die KI in mehreren Modellen und Lizenzen an, die sich im Preis und im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Welche Variante wirklich zu deinem Betrieb passt und wo du zu viel oder zu wenig zahlst, schauen wir uns im nächsten Beitrag genauer an.
Häufige Fragen zu KI in Microsoft 365
Meine Mitarbeiter nutzen längst irgendwelche KI-Programme im Job. Ist das ein Problem für unsere Firmendaten?
Ja, denn dabei landen oft unbemerkt Firmendaten in fremden Systemen, die niemand mehr kontrolliert. Mit KI in Microsoft 365 bekommt dein Team dieselbe Hilfe direkt in Word, Excel und Outlook, ohne dass Daten euer Unternehmen verlassen.
Kostet es ein Vermögen, wenn ich künstliche Intelligenz in meiner Firma einführen will?
Nein. KI in Microsoft 365 wird als überschaubare Zusatzlizenz pro Nutzer und Monat abgerechnet, du brauchst also kein großes Extrabudget dafür.
Muss ich eine komplett neue Software einführen, wenn ich KI im Unternehmen nutzen will?
Nein, genau das ist der Vorteil von KI in Microsoft 365. Sie steckt direkt in den Programmen, die dein Team schon jeden Tag nutzt, also in Word, Excel, Outlook und Teams.
Sehen fremde Firmen oder Microsoft selbst unsere vertraulichen Unterlagen, wenn wir KI nutzen?
Nein. Bei KI in Microsoft 365 werden eure Eingaben laut Microsoft nicht zum Training fremder Sprachmodelle verwendet, und der Datenverkehr von EU-Kunden bleibt innerhalb der EU.
Bekommen plötzlich alle Mitarbeiter Zugriff auf Unterlagen, die sie vorher nicht sehen durften, wenn wir künstliche Intelligenz einführen?
Nein. KI in Microsoft 365 zeigt nur Dokumente, für die ein Mitarbeiter ohnehin schon eine Berechtigung hat, an euren bestehenden Zugriffsrechten ändert sich dadurch nichts.
Wie viel Zeit kann uns künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag wirklich sparen?
In der Praxis eine ganze Menge. KI in Microsoft 365 erstellt zum Beispiel Besprechungsprotokolle automatisch und formuliert einen langen E-Mail-Entwurf in unter zwei Minuten.
Lohnt sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz auch für ein kleines Team, oder bringt das nur großen Firmen etwas?
Gerade für kleine Teams lohnt sich KI in Microsoft 365 oft besonders, vor allem wenn wenige Mitarbeiter viele Mails, Protokolle oder Angebote schreiben müssen.
Woher weiß ich, ob künstliche Intelligenz in unserem Team wirklich etwas bringt, bevor ich Geld dafür ausgebe?
Mit einer kleinen Testgruppe. Bei der Einführung von KI in Microsoft 365 empfiehlt sich immer eine Pilotphase von wenigen Wochen, bevor du gleich das ganze Team ausstattest.
Müssen meine Mitarbeiter erst groß geschult werden, bevor sie mit künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag arbeiten können?
Nicht zwingend, aber sinnvoll. Kurze praktische Schulungen sorgen dafür, dass dein Team KI in Microsoft 365 von Anfang an richtig nutzt, statt es nach wenigen Tagen wieder liegen zu lassen.
Wie fange ich am besten an, wenn ich künstliche Intelligenz in meiner Firma einführen will?
Am einfachsten mit einem unverbindlichen Gespräch. riomar aus Wiesbaden schaut sich mit dir an, wo KI in Microsoft 365 in deinem Unternehmen am meisten bringt, ganz ohne Fachchinesisch und ohne Verpflichtung.